Geosto Oy:n laatima tarjouspyynnön pohja v. 2023 vapaasti käyttöönne, kopioitavaksi ja muokattavaksi sellaisena kun se on. Pohja soveltuu useimpiin maankamaran tutkimuksen, suunnittelun ja konsultoinnin tarjouspyyntöjen tarpeisiin, mutta ei kata erityisen sisällön käsittäviä tilanteita.

Geosto Oy ei vastaa sisällön kattavuudesta, oikeellisuudesta tai sopivuudesta aiottuun tehtävään. Täydennettävät kentät on merkitty tekstiosissa lihavoituina, esimerkkejä ja ohjeita on merkitty sulkeisiin ja 11-kirjasinkoolla).
Versio 3.5.2023

Lähettäjä: 	Organisaatio / firma			paikka	pv.kk.vvvv

Vastaanottajan yritys- ja osoitetiedot

TARJOUSPYYNTÖ

YLEISTÄ

NN pyytää tarjoustanne alla esitetyn sisällön mukaisesti.

Tarjouspyynnön tausta ja yleinen tavoite (esimerkiksi: NN pyytää selvitystänne KKn kohteen pilaantumisesta ja kenttätutkimuksista näyteanalyyseineen sekä suositusta jatkotoimista).

Perustiedot kohteesta kuvataan tähän, sijainti (kartta liitteenä 1) tai kohteen osoitetieto. Valokuva kohteesta voi olla myös hyödyllinen (maasto-olosuhteet, rakennusten sijainnit) liitteeksi.

TEHTÄVÄKUVAUS JA TAVOITTEET

Kuvaa miksi ja mihin tarpeeseen tarjousta pyydetään ? Kerro hieman taustoista ja aiemmin asiaa koskevista töistä. Haluttu suorite ja mitä siihen kuuluu ainakin sisältyä ? Jos on tiedossa laajuus maastotöille, se kannattaa mainita, niin saat suoraan vertailukelpoisia tarjouksia. (Esimerkiksi: tehtävä sisältää viiden noin 10 m syvän pohjavesiputken asentamisen ja kolme 100 m pitkää halkaisijaltaan 56 mm kallionäytekairausta vesimenekkimittauksineen ja näytekartoituksineen, kaikki raportoituna.)

Kuvaa tähän mitä työllä tavoitellaan konkreettisesti ja mitä sen pohjalta tulee valmistua tai mihin haluatte sitä käyttää. Voit myös lyhyesti mainita jatkokäytön (esim. yksityiskohtaisen suunnittelun pohjaksi).

Jos tehtävä jakaantuu loogisiin osatehtäviin, on tarjous esitettävä osatehtävittäin ja tuloksineen kuvattuna.

Tehtävän rajaus: mikä ei kuulu – auttaa tarjoajaa rajaamaan työn määrää.

Kuvaa lyhyesti mitä lähtötietoja on tarjolla, mistä ne saa, kuinka paljon niitä on, miltä ajanjaksolta ja missä muodossa (esimerkiksi on suuri ero, jos data on paperiraporteissa hajallaan verrattuna valmiiksi digitaalisena taulukoituun).

Jos tarjouspyyntö sisältää maan tutkimuksia, mainitse tarvitaanko lupia /onko luvat asiakkaalla sekä tarvitaanko mahdollinen turvallisuuskoulutus kohteessa ja siihen liittyvät menettelyt työn aikana.

Liitännät muihin toimeksiantoihin (jos on) ja kuvausta kuinka tarjouspyynnön kohteena oleva työ liittyy näihin.

Asiakas järjestää työn suorittajan käyttöön veloituksetta nnn (tyypillisinä esimerkiksi: taukotupa, varastotila, karttapohjat, korkeusmalli, tietokanta xxx-muodossa, kulkulupa, sähkö, vesi, paikannusmittaukset, …).

AIKATAULU JA RAPORTOINTI

Työ voi alkaa pp.kk.vvvv (tai esim. tilauksesta). Työn tulee olla valmis tarkastettavaksi / kommenteille pp.kk.vvvv mennessä. Asiakas varaa kommentointiin xx työpäivää. Valmis lopputuote tulee toimittaa yy päivän sisällä asiakkaan kommentoinnin lähetyksestä suorittajalle.

Työn aikainen raportointi sen edistymisestä: esimerkiksi kuukausittain puhelimitse tai sähköpostitse tilanneselostus.

Haluttu raportoinnin muoto: kirjallinen raportti N kappaleena tai esim. sähköinen raportti (open document ODF, MS Word tai pdf-muoto, ei lukittuna). Halutut suunnitelmat ja niiden formaatti (jos halutaan kiinnittää ja ovat tiedossa).

Aloitus-, seuranta- ja lopetuskokous, halutaanko näitä, kuinka monta ja niiden sisällyttäminen tarjouksen työmäärään ja hintaan vai veloitetaanko erikseen toteutuman mukaan?

Halutaanko tarjoukseen mukaan myös esittelykokous kolmannelle osapuolelle? Mainitse, jos halutaan, tähän saattaa liittyä työajan lisäksi valmistelu- ja matkakustannuksia.

Raportointiin liittyy myös toimeksiannon yhteydessä syntyvien tulosten ja tietojen arkistointi. Ne kannattaa pyytää asiakkaalle halutussa muodossa valmistumisen yhteydessä toimitettavaksi. Käyttöön luovutetut kirjalliset aineistot palautetaan asiakkaalle työn valmistuttua (muut kuin digitaaliset siis).

RESURSSIT JA HINNOITTELU

Aikaveloituspohjainen hinnoittelu / kiinteähintainen kokonaisuus. Kiinteähintaiselle on hyvä pyytää ilmoittamaan sen sisältämä työmäärä. Henkilöhinnat ja yksikköhinnat pyydetään esittämään aikaveloituspohjaiselle tehtävälle ja mahdollisia lisätöitä varten. On hyvä tiedostaa, että aikaveloituspohjainen tarjous tai tilaus ei ole sen tekijälle avoin shekki. Pääsääntöisesti tilausta ei saa ylittää ilman asiakkaan hyväksyntää ja ylityksen mahdollisuudesta tulee ilmoittaa riittävässä ajoin asiakkaan ohjaustoimenpiteiden mahdollistamiseksi. Menettely riippuu myös sovellettavista yleisistä sopimusehdoista.

Työhön osallistuvat henkilöt, alikonsultit, urakoitsijat, laboratoriot, koneet ja laitteet pyydetään esittämään. Analyysien, koneiden ja laitteiden soveltuvuus ja suorituskyky tulee esittää tarjouksessa.

Aiheeseen liittyvä tarjoajan kokemus ja referenssit (korkeintaan 10 vuotta vanhoja) pyydetään esittämään.

Työn hinta tulee esittää verottomana ja veroineen. Mahdolliset muut kustannukset ja niiden veloitusperusteet pyydetään esittämään (näitä ovat mm. matka-, tarvike-, laite-, ohjelmisto- ja aineistokustannukset sekä kolmansien osapuolten kustannukset).

MUUTA

Jos haluat, voit mainita kuinka teet tarjousvertailun ja mitä painotat tarjousten sisällöissä: esimerkiksi hinta, referenssit vastaavista töistä, tarjouksen sisällön arvioitu soveltuvuus, laadun merkitys. (julkiset hankinnat ja niiden säännöt ovat asia erikseen).

Laatuun ja laadunvarmistukseen liittyvät asiat tähän. Tuleeko tarjouksessa ja työssä esittää laatuun liittyviä dokumentteja ja sovelletaanko asiakkaan oman laatujärjestelmän vaatimuksia joiltain osin? (mahdollisesti myös ympäristöjärjestelmä, jos sen voimassaolo vaikuttaa työhön).

Tilaajan vastuuseen kuuluu aina hoitaa perehdytys yhteisen työpaikan olosuhteisiin ja alueelle. Mainitse tarjouspyynnössä mitä vaatimuksia työskentelylle on (perehdytyskoulutus, luvitus, tiedonkulku, työturvallisuuskortti, onnettomuustilanteessa toimiminen, yleiset ja erityiset varusteet jne.). Itse dokumentit voidaan toimittaa työn suorittajan käyttöön tilauksen yhteydessä.

Tarjoukseen sovellettavat yleiset sopimusehdot ovat tarjouspyynnön liitteenä 2 tai voit pyytää tarjoajaa esittämään käyttämänsä yleiset sopimusehdot.

Jos haluat erityistä salassapitoa, mainitse se ja sen ehdot esim. tässä.

Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen …  (valitse seuraavista jos haluat tai tarvitset näitä: todistus verojen ja sotujen maksamisesta / vakuutusmaksutodistus / vastuuvakuutustodistus / työturvallisuuteen liittyvä todistus / käyttölupa laitteelle / kalibrointitodistus / ilmoitus riippumattomuudesta jostain osapuolesta).

(Voit sisällyttää alla olevan jos haluat:
Tarjouksen tekijä voi esittää tarjouksessa myös vaihtoehtoisia sisältöjä, toteutustapaa ja valinnaisia osia. Ne pyydetään kuitenkin erittelemään osinaan ja hinnoiltaan.

Laskutusaikataulu ja –ehdot pyydetään esittämään tarjouksessa.

Tarjouksen tulee olla voimassa pv.kk.202v asti.  Lisätietoja asiasta tai kohteesta saa … yhteystiedot. Tarjoukset pyritään käsittelemään pv.kk.202v mennessä.  (Huomaa: mikään ei kuitenkaan pakota tarjouksen pyytäjää tilaamaan työtä, jos et ole tarjouksiin tyytyväinen).

Tarjouksen pyytäjän yhteystiedot: yhtiö, henkilö, puhelin, sähköposti, mahdollisesti allekirjoitus.

LIITTEET:

1.	Kartta kohteesta
2.	Tarjouspyynnön yleiset sopimusehdot (jos mainittu tekstissä kohdassa muuta)
3.	Mahdolliset muut liitteet (viittaa liitenumeroon tekstissä).